Cómo y por qué uso Notion como CRM y Project Management System
Hasta que en diciembre de 2020 vendimos Vital Innova, dentro de la agencia usábamos Jira de Atlassian, Pipedrive, Evernote y otra serie de herramientas adicionales casi todos los días para hacer seguimiento Agile de todos los proyectos.
A pesar de mi ODIO visceral a la usabilidad de Jira (me pone contento no ser el único), me había acostumbrado a sus cojeras y le reconocía un valor fundamental en el control de las tareas, por lo que cuando volví a trabajar en solitario, se me presentó un problema serio de gestión de mi día a día.
¿Qué uso y para qué?
Después de ver infinidad de opciones dentro de las que entraron: Trello, Wrike, Monday, Asana me acordé que hace tiempo que tenía una cuenta de Notion juntando polvo.
Así que aprovechando las «vacaciones» confinadas, me puse en serio a aprender a sacarle el jugo a Notion.
¿Qué es Notion?
Notion es una herramienta de gestión de tareas, enlaces, documentos, etc. multiplataforma que te permite organizar tu información personal y laboral de manera unificada.
Ese podría ser el resumen, pero Notion es mucho más. Sobre todo, gracias a dos funcionalidades, que sus detractores comparan con Access de Microsoft: las tablas y las fórmulas.
Pero por supuesto es mucho más. Notion te permite añadir filtros de navegación y visualización para encontrar todo rápidamente.
Hay gente incluso haciendo maravillas como páginas webs con Notion.
Pero sin lugar a dudas, la mejor característica de Notion es su facilidad de uso «no-code» y la comunidad que tiene detrás.
¿Cómo uso Notion como CRM y project management system?
Como os decía, cuando «abandoné» Jira se me presentaba un problema: ¿cómo controlar las tareas de mis proyectos, ahora en solitario?
Al mismo tiempo, en Vital Innova usábamos Pipedrive para hacer un seguimiento de las propuestas y como CRM de leads.
Entonces me dije: ¿podré meter todo en Notion y de paso, olvidarme también de Keep para las notas de las reuniones? Y como a cabezón y curioso hay pocas personas que me ganen, ese fue MI proyecto de vacaciones. Y este es el resultado.
Lo primero fue armar una estructura de tablas para el CRM con lo siguiente: servicios, propuestas, empresas y personas.
¿Y qué tengo dentro de las tablas? Los datos básicos que necesito después para relacionarlas (ya veremos esto en un rato).
En el caso de la tabla de Servicios tiene una particularidad: la columna de precio hora. Por una razón muy especial: si estimo cuántas horas tendrá un proyecto y lo añado a la tabla correspondiente, obtendré automáticamente una estimación del precio de la propuesta.
Y ahora viene lo mejor. Tenía que unir todo esto con la gestión de proyectos. Probé el template «Roadmap» que viene por defecto en Notion. Y la verdad, es que para el 90% de las personas alcanzará con aplicarlo al dashboard personal. Pero, yo necesitaba algunas cosas que Roadmap no tiene:
- Control de tareas recurrentes
- Imputación de horas de trabajo
- Kanban de tareas y subtareas
Buscando tutoriales para personalizar Roadmap me encontré con esta maravilla: Ultimate Task and Project Management Template for Notion de Thomas Frank.
Ahora, ya solo tenía que «juntar» mis tablas de CRM con el Project Manager de Thomas.
Y eso hice. Cambié el Template de Proyectos para añadirle los campos relacionados con mis propias tablas.
De esta manera, tengo todo el power del template de Frank, pero vitaminizado todavía más con mis campos personalizados.
Y entonces, ahora en el panel Kanban de inicio, puedo ver los proyectos y las tareas asociadas a esos proyectos junto con las horas totales del proyecto.
¿Es perfecto Notion? Por supuesto que no. No lo veo para trabajo colaborativo (aunque puede valer), pero sin lugar a dudas, tiene la potencia suficiente para ser la solución definitiva de freelancers que quieran llevar el control de su actividad diaria desde un solo lugar.
Con el plan gratuito podrás hacer casi de todo, pero si necesitas un poco más de «fuerza», los planes arrancan en 4€/mes.
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